Six Sigma

Durchführung eines Six Sigma Projekts

1. Abschnitt:

Zu Beginn des Projektes ist eine 2-tätige Bestandsaufnahme vorgesehen. Vor Ort werden in Interviews mit den Prozessverantwortlichen die Prozessabläufe hinterfragt und die dazugehörige QM-Dokumentation eingesehen. Ziel der Bestandsaufnahme ist es, möglichst schnell und frühzeitig einen Überblick über die Ausgangssituation und die Stärken und Schwächen der aktuellen Prozesse zu bekommen. Die Ergebnisse der Bestandsaufnahme werden zur Vorbereitung des Six Sigma Workshops aufbereitet und in einem Bericht zusammengefasst.

2. Abschnitt:

Der Six Sigma Workshop  ist die Kick-Off Veranstaltung für das Six Sigma Pilotprojekt. Die Teilnehmer sollten sich aus der ersten und zweiten Führungsebene (10-12 Personen) mit Begleitung eines Mitarbeiters des zentralen Qualitäts-Teams zusammensetzen. Sofern ein Betriebsrat existiert empfiehlt es sich, dass ein Vertreter mit am Workshop teilnimmt. 

Der Workshop würde z.B. am Freitag beginnen und bis Samstagnachmittag dauern. Es empfiehlt sich, für diese Veranstaltung einen externen Veranstaltungsort nach Möglichkeit mit Übernachtung für alle Teilnehmer zu wählen.

Folgende Themen werden auf dem Six Sigma Workshop behandelt:  

• Grundlagen der Six Sigma Methode
  
  Philosophie
  Prozessorientierung
  Statistische Methoden

• Darstellung und Erläuterung der Ergebnisse aus der Bestandsaufnahme
• Herausarbeitung der qualitätskritischen Prozesse, die im Projekt bearbeitet werden sollen
• Festlegung der zu erreichenden Projektziele
• Benennung des Projektteams

Das Ergebnis des Workshops wird in einem Six Sigma Zielpapier zusammengefasst, dokumentiert und allen Mitarbeitern bekannt gemacht.

Benennung des Projektteams

Das Six Sigma Projektteam sollte optimaler Weise aus 6-8 Personen bestehen, z.B.:

Die nicht direkt vertretenen Fachbereiche würden nach Bedarf zu den Teamsitzungen eingeladen. Die Teilnahme an den Teamsitzungen ist Pflicht. Ausnahmen bestätigen die Regel. Vertretungen sind nicht gewünscht und auf Grund der komplexen Materie auch wenig sinnvoll. Die Terminplanung würde langfristig erfolgen, so dass jeder sich darauf einstellen kann.

3. Abschnitt:

Projektarbeit

Die Projektarbeit teilt sich nach der Six Sigma Methode DMAIC in 5 Phasen.

Phase 1: Definitionsphase (define)

Mit Start der Definitionsphase beginnt das Team zu arbeiten. Zunächst wird die Prozesslandschaft weiter detailliert. Die im Six Sigma Workshop als qualitätskritisch identifizierten Prozesse werden so genau wie möglich in Bezug auf folgende Kriterien beschrieben:

·         Prozessinput  

·         Prozessoutput

·         Kernwertschöpfung

·         Notwendige Stützleistung

·         Kunden-Lieferantenverhältnisse (intern/extern)

·         Qualitätskritische Merkmale

·         Kundenerwartungen (intern/extern)

·         Positive bzw. negative Einflussgrößen

Für die Definitionsphase sind je nach Anzahl der zu untersuchenden Prozesse 1-2 Projekttage anzusetzen.

Phase 2: Messphase (measure)

Die Messphase beginnt mit dem ersten Methodenworkshop. In diesem eintägigen Workshop werden die Verfahren und statistischen Methoden für die Erfassung und Bewertung von qualitätsrelevanten Daten vermittelt. Hierzu gehören Zähl- bzw. Stichprobenverfahren, Erkennung von Verteilungen und die Berechnung der Six Sigma Baseline für die zu untersuchenden Prozesse.

Im Anschluss an den Workshop wird vom Projektteam der „Data Collection Plan“ aufgestellt. Dieser legt fest, wie und nach welchen Kriterien die Daten für die Analyse der zu untersuchenden Prozesse zu ermitteln sind. Im einzelnen werden pro Prozessmerkmal folgende Punkte festgelegt:

• Bestimmung der zu messenden Kenngröße  

• Festlegung des Messverfahrens

• Definition der Bewertungskriterien, d.h. Kriterium für i.O. bzw. n.i.O.

• Bestimmung der Datenquelle

• Festlegung des Verfahrens für die Art der Datensammlung, d.h.
  - Diskrete Daten
  - Kontinuierliche Daten
  - Daten aus Stichproben

Für die Erstellung des Data Collection Plan ist 1 Projekttag vorgesehen. Nach Erstellung und Freigabe des Data Collection Plan werden über einen Zeitraum von ca. 4 Wochen die Daten entsprechend den vorgegebenen Verfahren von den benannten Personen ermittelt. In der Zwischenzeit tagt das Projektteam nicht. Nach Abschluss der Datensammlung werden die Ergebnisse Herrn Dr. Emeis zur Vorauswertung zur Verfügung gestellt. Das Ergebnis wird dann auf der nächsten Projektteamsitzung den Teammitgliedern vorgestellt und diskutiert. Die Messphase schließt mit der Veröffentlichung der Six Sigma Baselines  für die noch nicht optimierten Prozesse ab.

Die Analysephase startet mit dem zweiten Methodenworkshop. Den Teammitgliedern werden die Analysewerkzeuge (QM-Tools) und statistischen Methoden vermittelt, die sie für eine saubere Analyse der in der Messphase ermittelten Ergebnisse und Daten benötigen. Im Mittelpunkt stehen dabei folgende Themen:

• Methoden der Prozessanalyse

• Analyse und Darstellung von Ursache/Wirkungsketten

• Analyse von Interaktionen

  - 1 zu 1 Beziehungen

  - Mehrfachbeziehungen

• Varianzanalyse

• Potentialanalyse für Verbesserungen

Im Anschluss an den zweiten Methodenworkshop werden im Projektteam die Prozesse, an Hand der Daten aus der Messphase, nach den zuvor erlernten Verfahren und Methoden analysiert und die Schwachstellen sowie Verbesserungspotentiale herausgearbeitet. Eine gründliche Analyse ist die Voraussetzung für zielgerichtete und wirkungsvolle Verbesserungsmaßnahmen. Für die Analysephase sind 2 Projektteamsitzungen geplant.

Phase 4: Verbesserungsphase (improve)

In der Verbesserungsphase werden für die zuvor erkannten Schwachstellen bzw. Verbesserungsmöglichkeiten die notwendigen Veränderungsmaßnahmen erarbeitet. Dabei wird zwischen „muss“ und „kann“ unterschieden. Ergänzend werden die potentiellen Widerstände ermittelt und entsprechende Gegenmaßnahmen erarbeitet. Das Ergebnis ist eine Verbesserungsstrategie mit dazugehörigem Maßnahmenkatalog. Beides wird der Unternehmensleitung vorgestellt. Für die Verbesserungsphase sind 2 Projektteamsitzungen vorgesehen.

Nach Abschluss der Verbesserungsphase sind die erarbeiteten Verbesserungsmaßnahmen in die Praxis umzusetzen. Hierzu müssen die Linien- bzw. Prozessverantwortlichen und die Führung mit eingebunden werden.

Phase 5: Steuerungs- und Kontrollphase (control)

Parallel zur Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen startet die Steuerungs- und Kontrollphase. Sie beginnt mit dem dritten und gleichzeitig letzten Methodenworkshop. In diesem Workshop werden die statistischen Methoden und Werkzeuge für die laufende Prozesssteuerung und –kontrolle vermittelt. Im einzelnen gehört dazu:

• Die Aufstellung von Prozessregelkarten
  - obere bzw. untere Warngrenze
  - obere bzw. untere Eingriffsgrenze
  - usw.

• Die Interpretation der Ergebnisse von Regelkarten

• die eingängige Visualisierung von Prozessergebnissen

Unmittelbar im Anschluss an den Workshop werden vom Projektteam die Verfahren und Werkzeuge für die laufende Prozesssteuerung und –kontrolle erstellt und eingerichtet. Dazu gehört:

• Aufstellen des "Response Plan Table" für die einzelnen Prozesse

• Einrichten der Prozessregelkarten (Control Charts)

• Erarbeitung zusätzlicher Visualisierungsmöglichkeiten für die Beobachtung der qualitätskritischen Kennzahlen

In den nächsten Projektteamsitzungen wird die Aussagefähigkeit der gewählten Visualisierungsmöglichkeiten bewertet und die Interpretation der Prozessregelkarten geübt. Wo notwendig, wird ggf. auch bei den Verbesserungsmaßnahmen nachgestellt. Für die Steuerungs- und Kontrollphase sind 2-3 Projektteamsitzungen vorgesehen. 

Praxisoptimierung und Projektabschluss

Die Arbeit des Projektteams ist mit dem Aufbau eines funktionierenden und aussagefähigen Prozesskontrollsystems normalerweise abgeschlossen. Natürlich können in dieser Phase noch nicht alle Verbesserungspotentiale ausgeschöpft und die gesteckten Qualitätskennzahlen erreicht sein. Ein Trend in die richtige Richtung sollte sich aber schon abzeichnen.

Damit die eingeleiteten Verbesserungsmaßnahmen und das aufgebaute Prozesssteuerungs- und –kontrollsystem nicht sich selbst überlassen bleiben, muss die Verantwortung des Projektteams sauber in die Linienfunktionen bzw. an die Prozessverantwortlichen übergeben werden. Die genaue Vorgehensweise hierzu wird im Projektabschlussmeeting mit allen Beteiligten festgelegt.

Nach Projektabschluss sollten alle Teammitglieder in der Lage sein, selbständig kleinere Six Sigma Projekte als Prozessmanager zu betreuen. Die Teammitglieder aus dem Bereich Qualitätsmanagement sollten mit ihrem Hintergrundwissen in der Lage sein, als Teamleiter Six Sigma auch an anderen Standorten nach dem vorgegebenen Projektschema einzuführen.

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